หน่วยที่ 2 ฐานข้อมูล
ตอนที่ 2.1 การกำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล
แนวคิด
1.โครงสร้างข้อมูลพื้นฐาน ประกอบด้วย ข้อมูลบริษัท ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลคู่ค้า ข้อมูลรายได้ ข้อมูลค่าใช้จ่าย และข้อมูลบัญชีแยกประเภท
2.การกำหนดโครงสร้างฐานข้อมูลระบบให้มีความสอดคล้องกับธุรกิจ จะช่วยให้การจัดการงานให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างรวดเร็ว
วัตถุประสงค์
1.อธิบายแนวคิดการกำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล
เมื่อจำนวนการใช้งานและแฟ้มข้อมูลเพิ่มมากขึ้นองค์การจะตระหนักถึงความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลที่มุ่งไปสู่การจัดเก็บรวบรวมของทั้งองค์การ การจัดเก็บข้อมูลเชิงฐานข้อมูลนั้นจะถือว่าข้อมูลทรัพยากรที่จะถูกใช้สำหรับทั้งองค์การไม่ใช่สำหรับหน่วยงานย่อยซึ่งจะทำได้โดยการรวมแฟ้มข้อมูลทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกันเข้าเป็นฐานข้อมูล ซึ่งจะถูกใช้ร่วมกันโดยโปรแกรมต่าง ๆ ทั้งหลาย ข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลนั้นจะเป็นอิสระจากทั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ข้อมูลนั้น ๆ และจากอุปกรณ์หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง ภาพที่ 2.1 แสดงให้เห็นถึงการจัดเก็บข้อมูลเชิงฐานข้อมูล โปรแกรมคอมพิวเตอร์เฉพาะซึ่งทำหน้าที่จัดการ ควบคุมข้อมูล และทำการเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลและโปรแกรมประยุกต์ก็คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System หรือ DBMS)
ข้อดีของการจัดข้อมูลเชิงฐานข้อมูล
ในระบบเชิงฐานข้อมูลนั้น ผู้ใช้จะสามารถสอบถามข้อมูลที่ต้องการได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลนั้นเป็นตัวเชื่อมระหว่างข้อมูลและการสอบถามจากโปรแกรมประยุกต์ ทำให้ค้นหาและพบข้อมูลที่ต้องการนั้นได้
ข้อดีต่าง ๆ ของการจัดเก็บข้อมูลเชิงฐานข้อมูลสามารถสรุปได้ดังนี้
นอกเหนือไปจากข้อดีดังกล่าวข้างต้น การจัดเก็บข้อมูลเชิงฐานข้อมูลก็มีข้อจำกัด เนื่องจาก
แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นในปัจจุบันนี้ระบบสารสนเทศทั้งหลายจะมีการใช้ระบบฐานข้อมูลแทบทั้งสิ้น เนื่องจากข้อดีของฐานข้อมูลนั้นมีมาก
2.1.1 โครงสร้างข้อมูลบริษัท
เป็นการกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลทั่วไปของบริษัท, แผนกงาน, ตำแหน่งงาน, กลุ่มพนักงาน หรือพนักงาน ฯลฯ โดยผู้ใช้งานจะต้องกำหนดข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้
1. กำหนดข้อมูลบริษัท เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดชื่อบริษัท, การกำหนดเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร หรือสถานที่จัดตั้งกิจการ ฯลฯ ซึ่งมีความสำคัญต่อการออกเอกสาร และการเรียกดูรายงาน 2. กำหนดข้อมูลพนักงาน เป็นการกำหนดข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ชื่อพนักงาน, ข้อมูลการทำงาน หรือช่องทางการติดต่อ ฯลฯ ซึ่งมีความสำคัญต่อการเข้าใช้งานระบบ และการสร้างเอกสาร
2.1.2 โครงสร้างข้อมูลสินค้า
เป็นการกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าและบริการ, กำหนดคลังสินค้า และกำหนดที่เก็บ โดยผู้ใช้งานจะต้องกำหนดข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้
กำหนดสินค้าและบริการ เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดชื่อสินค้าหรือบริการ, การกำหนดราคา หรือหน่วยนับ ฯลฯ ซึ่งมีความสำคัญต่อการออกเอกสาร และการเรียกดูรายงานสินค้าคงคลัง 
2.1.3 โครงสร้างข้อมูลลูกค้า
เป็นการกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลลูกค้า, ภาษีขาย, ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย และกำหนดรายได้ โดยผู้ใช้งานจะต้องกำหนดข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้
กำหนดลูกหนี้ เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดชื่อบริษัทของลูกค้า, การกำหนดเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร หรือสถานที่จัดตั้งกิจการ ฯลฯ ซึ่งมีความสำคัญต่อการออกเอกสาร และการเรียกดูรายงานภาษี
2.1.4 โครงสร้างข้อมูลคู่ค้า
เป็นการกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลคู่ค้า, ภาษีซื้อ, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และกำหนดค่าใช้จ่าย ดังต่อไปนี้
กำหนดคู่ค้า เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดชื่อบริษัทคู่ค้า, การกำหนดเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร หรือสถานที่จัดตั้งกิจการ ฯลฯ ซึ่งมีความสำคัญต่อการบันทึกรายการ และการเรียกดูรายงานภาษี
2.1.5 โครงสร้างข้อมูลรายได้
เป็นการกำหนดรายได้เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรายการ เช่น
2.1.6 โครงสร้างข้อมูลค่าใช้จ่าย
เป็นการกำหนดค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรายการ เช่น
2.1.7 โครงสร้างข้อมูลบัญชีแยกประเภท
เป็นการกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลงวดบัญชี, กำหนดกลุ่มบัญชี, กำหนดรหัสบัญชี หรือกำหนดเอกสารเชื่อม GL ฯลฯ โดยผู้ใช้งานจะต้องกำหนดข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้
1 กำหนดงวดบัญชี เป็นการกำหนดรอบระยะเวลาการบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น โดยงวดบัญชีจะต้องไม่เกิน 1 ปี ซึงมีความสำคัญต่อการบันทึกบัญชีแยกประเภท และการเรียกดูรายงานบัญชีแยกประเภท 2. กำหนดเลขที่เอกสาร GL เป็นการกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารรายการรายวัน ที่บันทึกข้อมูลโดยตรงในระบบบัญชีแยกประเภทตามสมุดรายวันที่กำหนดไว้ ซึ่งมีความสำคัญต่อการบันทึกบัญชีแยกประเภท และการเรียกดูรายการแยกประเภท
