หน่วยที่ 6 การประยุกต์ใช้งานระบบบัญชี
ตอนที่ 6.1 ระบบบัญชี
แนวคิด
- ระบบบัญชีพื้นฐาน ประกอบด้วย บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีแยกประเภท
- การประยุกต์ใช้งานระบบบัญชี ให้ตรงทิศทางของเป้าหมายของธุรกิจที่ตั้งไว้ เริ่มตั้งแต่ บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีแยกประเภท จะช่วยให้กิจการดำเนินงานบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วขึ้น
ความหมายของระบบบัญชีลูกหนี้
- ตั้งลูกหนี้อื่นๆ หมายถึง การบันทึกรายได้อื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้า และบริการของกิจการโดยตรง แต่ต้องการควบคุมการ์ดลูกหนี้
- วางบิล หมายถึง การบันทึกรายการเมื่อต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกชำระหนี้ต่อไป
- ใบเสร็จ (ก่อนรับเงิน) หมายถึง การทำใบเสร็จรับเงินเพื่อไปเก็บเงินจากลูกหนี้ ซึ่งเป็นการออกใบเสร็จก่อนที่มีการรับชำระหนี้ และสามารถอ้างรายการใบเสร็จ (ก่อนรับเงิน) นี้ไปบันทึกรับชำระหนี้ได้ การบันทึกใบเสร็จ (ก่อนรับเงิน) จะไม่ตัดยอดลูกหนี้ จนกว่าจะมีการอ้างอิงไปทำรายการรับชำระหนี้แล้ว
- รับชำระหนี้ หมายถึง การบันทึกรายการรับชำระหนี้จากการขายสินค้า และจากการรับชำระค่าสินค้าบริการที่ได้ขายเป็นเงินเชื่อ หรือจากการรับรายได้อื่นๆ ของบริษัท และเป็นระบบที่ใช้ตัดยอดลูกหนี้การค้า
ความหมายของระบบบัญชีเจ้าหนี้
- ตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ หมายถึง การบันทึกรายซื้อเชื่ออื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าของกิจการ และใช้ในกรณีต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ เช่น การจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น เพื่อควบคุมในระบบเจ้าหนี้
- ใบรับวางบิล หมายถึง การบันทึกรายการใบรับวางบิลจากเจ้าหนี้ เมื่อเจ้าหนี้มาวางบิลจากยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อที่จะนำไปอ้างอิงในการบันทึกจ่ายชำระหนี้ต่อไป
- เตรียมจ่ายชำระ หมายถึง การบันทึกรายการเตรียมจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้การค้า หลังจากที่เจ้าหนี้มาวางบิลยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อที่จะนำไปอ้างอิงในการบันทึกจ่ายชำระหนี้ต่อไป
- จ่ายชำระหนี้ หมายถึง การบันทึกรายการเมื่อมีการจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้ เป็นการบันทึกรายละเอียดข้อมูลของรายการจ่าจชำระหนี้ตลอดจนรายการรายละเอียดการตัดจ่ายชำระต่างๆ
ความหมายของระบบบัญชีแยกประเภท
- ยอดยกมา หมายถึง การบันทึกยอดยกมาที่เกิดขึ้นจากรอบบัญชีก่อน ซึ่งการตั้งค่ายอดยกมาจะทำก่อนหรือหลังการบันทึกข้อมูลรายวันก็ได้
- รายการรายวัน หมายถึง การบันทึกข้อมูลบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันของบริษัท และแสดงรายการข้อมูลรายวันที่ Post เข้าบัญชีแยกประเภทของแต่ละระบบ ซึ่งรายการที่ Post GL มาจากระบบอื่นๆ จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่เมนูข้อมูลรายวันได้
